1、快捷性、共享性、高密度性
在计算机环境中，文件的形式特点发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行飞速、有效、多方位的组合，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不一样的用户可以参考不一样的需要，借助办公智能化系统对电子文件进行自由组合分类。通过计算机系统，一份档案可以同时在不一样的地方被多人用，突破了纸质档案在用上的局限性，提升了档案的用法价值。
2、不稳定性及不安全性
因为电子档案内容与形式的独立性，它具备比纸质档案更不稳定的原因。其原始性、真实性、完整性和安全性方面，都更很难保证。在档案的原始性方面，电子档案的原始性不容易判断和确认。电子档案的生成形式是由实态变为虚态，其生成时的状况与传输、接收中的状况并不是完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。在档案的真实性方面，电子档案极易失真。在将纸质档案转化为电子档案的操作过程中，稍有失误即会致使档案信息失实。除此之外，电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。
3、不可辨别性和非直读性
纸质档案都是使用人可识读的记录符号，可直接辨认出，电子档案用磁、光介质，只有借用计算机解码，才能转换成人可识读的记录。其采集、编制、传输等也需要依靠计算机的软、硬件级数据库与互联网系统。在载体上的数字信息经过压缩编码、加密等处置会产生不兼容的问题，更增加了电子档案的非直读性。传统档案在纸上书写、修改，留有痕迹。电子档案在机器上可任意修改而表面不留痕迹，如此，传统写作中的“草稿”、“定稿”、“正本”等就几乎没有。电子化操作可提升档案处置的速度，但也会破坏档案的真实性和靠谱性，把原档案迁移到新的技术环境中还可能致使信息的丢失和变异。
4、对机器设施和标准的依靠性
计算机更新换代非常快，一般只能隔代兼容。对需要长期归档保存的电子档案来讲，对设施的依靠性更明显，甚至可能出现最新的设施读不出几十年前的数据状况。电子文件的运作、管理是打造在一套标准化体系之上的。其严格程度和对系统性的需要，均远远超越纸质档案的规范化体系。其制作生成、存储、信息压缩存储、传输、查找等都要有相应的规范，标准化是电子档案管理要紧的基础工作。
5、物理结构、逻辑结构的复杂性
档案的物理结构是指其信息存储于载体上的地方及分布状况，比如档案的正文、图形、批示、附件等各自在载体上的存储地方。档案的逻辑结构是指信息自己的结构，比如文件中的文字排列、章节构成、各页的先后顺序、插图、标号等。纸质文件信息的物理结构与逻辑结构是一致的、直观的。电子档案信息的物理结构和逻辑结构总是不同，同一份电子档案中的正文、图形、批示、附件等可不在载体上连续存放，甚至可存放在不一样的载体上，而不影响其正常显示输出。在电子文件归档时，怎么样维持其物理结构、逻辑结构完整是保证电子档案不被破坏的重点问题之一。
6、对元数据、背景信息的依靠性
元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包含文件的格式、编排结构，硬件和软件环境、文件处置软件，字处置和图形工具软件、字符等数据。背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件有哪些用途、办理过程、结果、上下文关系与对其产生影响的历史环境等信息。元数据需要附在文件信息中，不然将没办法恢复电子档案的原貌。纸质文件在传递和处置过程中不能离开行政部门的实质往来和人工办理等各种手续，其生成和运作的背景会自然地记录在文件上，而电子档案的运作是在互联网上进行1，操作者互不见面，体现行政背景关系的信息可能存放在其他地方，如不特意提供或补充这类元数据或背景信息，就可能给电子档案的运作和归档带来问题。
7、载体的多样性和信息存储的高密度性
传统档案记录信息的载体是纸，变化的是纸张规格的大小。电子档案载体有磁盘、光盘等，其存储量大大高于过去的各种信息介质，尤其是光盘，一张容量可达600MB-4000MB的DVD光盘，可存35万张打印纸上的文字信息或10万页图形信息。经过压缩处置后的信息，在存储时不仅能够节省很多存储空间，假如召开视频会议，在传输过程中还可降低互联网传输的带宽占用。
8、信息于载体之间的可离别性
电子档案的存放地方不是固定的，可以变化，可以从一个载体转换到另一个载体，信息可以通过互联网传给远方的一个或多个接收者，其内容却不发生任何变化。在处置保密信息时，还采取把电子档案分解后分别通过不一样的渠道传递，存放在不同地址的不同设施上，只不过在需要时才临时把文件装配起来。这不只导致电子档案于载体的离别，也使处于共享计算机互联网资源的用法者不关心电子档案存储于哪台计算机、什么载体与哪个位置。再则，电子档案的信息形态包含文字、图形、声音、影响等多媒体信息，要比纸质档案复杂得多，不一样的载体合适存储不同类型媒体的信息，使同一份电子档案中的文、图、声、像在存储时产生载体离别现象，假如脱机保管，可能导致混乱，会直接影响其真实性、完整性和靠谱性。
9、文档信息的共享性
传统档案因为受原件的约束，在同一时间只能有一个用户借助一卷档案，且要身到现场，但电子档案的借助可以人在异地，可以多人不受空间的限制，同时共享同一信息。可以借助协同软件“一同写作”，即多个写作者在不同地址同时对同一份档案进行写作和编辑，一同完成档案的制作。在连接了局域网和上了因特网后，在办公室、家里也可借助档案信息。
